Evernoteを使ったタスク管理再考

Evernoteをフル活用しはじめてしばらく立ちます。そもそも、Evernoteを資料の保存場所および、TODO管理に使っています。

それで、ノートブックが恐ろしい数に上っているので、時々、整理します。今日は、そんな整理の方法について、ちょっとまとめてみます。

要らないノートかどうかの判断  *

さて、気軽に適当にノートを作って保存できるのがEvernoteの良いところなのですが、あまりに、どうでも良いことを書き連ねていると、検索したときに、その要らないノートがたくさん検索結果に出てくるので、どうにも辟易します。

なので、検索して、要らないノートが出たら、思い切って削除することにしています。でも、せっかく作ったノートをそのまま削除するのは、どうにも、忍びないですよね？

そこで、検索に引っかける必要のないノートは、実は削除してもぜんぜん問題ないノートなんですが、一度、「不要ノートブック」とかに入れておいて、時期を見て、一気に「エクスポート」して、ローカルに保存して、これを圧縮して、再度、バックアップノートという名前でアップすることにしています。これなら、必要になったときに、再度取り出すことができますし、データを圧縮してあれば、直接検索に引っかかることがないです。

タスク管理の再考  *

また、やるべきことを集めたタスク管理としても使っていました。Evernoteの使い方お手本サイトみたいなのを見て、分類してやっていたのですが、面倒になって、ノートブックを以下のような簡易なものに変更してやっていました。

+ <100-タスク スタック>
| - 101-今日やる
| - 102-近日やる
| - 103-いつかやる
| - 104-完了

とにかく、タスクを作っては「今日やる」に入れておいて、朝仕事を始める時に、「今日やる」から重要度に応じて「近日やる」か「いつかやる」に割り振っていました。

しかし、しばらくやっていると、ものぐさな自分には、とにかくこうした複雑なやり方は向いていない事実に気づきました。いつも「今日やる」しか見ません。それで、タスク管理は、やる・やらない・完了で十分であることが判明しました。

それで、今はこんな感じでやっています。

+ <100-タスク スタック>
| - 101-TODO --- 目下やること
| - 102-IDEA --- 今はやらないけどいつかやりたいこと
| - 103-DONE --- 完了したもの

なんて、原始的な・・・。でも、これで十分なんです。

デフォルトノートを「101-TODO」に設定しておいて、とにかくノートは、TODOにばんばん入れておいて、ノートの振り分けなどは、後でゆっくり時間を取ってやることにしています。

実際のところ、仕事の時にいつも見ないといけないものが、メールソフト、カレンダー、Evernote・・・と複数になっていますので、管理方法をシンプルすることが大切になってきています。